Как ассистент работает с подрядчиками: 5 рабочих сценариев

Поиск подрядчика — это 3-5 часов работы. Переговоры по условиям — ещё 1-2. Контроль исполнения — 30 минут в неделю на каждого. Если у вас 5-7 подрядчиков параллельно, вы тратите на это 8-12 часов в неделю. Это работа, которая полностью передаётся ассистенту. 5 сценариев ниже — как это выглядит на практике.

Сценарий 1. Поиск и шорт-лист

Задача: «Найти видеомонтажёра для 4 промо-роликов. Бюджет — 30 тыс ₽ за ролик. Дедлайн — 3 недели.»

Что делает ассистент:

1. Уточняет ТЗ — какой стиль, какая продолжительность, есть ли референсы.
2. Параллельно пишет в 5-7 каналов: специализированные TG-каналы, Behance, Upwork, личная сеть, профильные чаты.
3. Сразу с сообщением просит 3 предыдущих проекта в портфолио — отсекает «готовых обсудить» без релевантного опыта.
4. Из 15-30 откликов фильтрует до 5-7 кандидатов: соответствие ТЗ, цене, доступности на сроки.
5. Готовит сравнительную таблицу: имя, ставка, портфолио (2 ссылки), сроки, плюсы, минусы, рекомендация.

Время фаундера: 5 минут на бриф + 10 минут на финальный выбор по таблице. Вместо 3-5 часов.

Сценарий 2. Переговоры по условиям

Задача: «Договорись с топ-1 кандидатом о цене 27 тыс ₽ вместо 30 (бюджет ужался) и сроке 2 недели вместо 3.»

Что делает ассистент:

1. Пишет в личной коммуникации, не в чате: «Готовы взять вас, два уточнения по условиям…»
2. Аргументирует — почему 27 (бюджет на пакет 4 ролика, не один). Почему 2 недели (есть deadline у клиента).
3. Если кандидат соглашается — фиксирует в письменной форме, готовит краткий contract / договор оферты к подписанию.
4. Если кандидат не соглашается — обсуждает варианты: снизить кол-во ревизий, разбить на этапы, частичная предоплата.
5. Если переговоры зашли в тупик — переключается на №2 в шорт-листе.

Время фаундера: 0 минут на переговоры. Только финальное «согласовываю» если на запрос изменения условий.

Сценарий 3. Контроль исполнения

Задача: «Видеомонтажёр взял заказ. Контролируй прогресс. Не пропускай дедлайн.»

Что делает ассистент:

1. Договаривается о промежуточных сверках: 1-я версия через неделю, финальная через 2.
2. Напоминает за 2 дня до каждого этапа.
3. Получает работу → проверяет соответствие ТЗ → если ОК, передаёт фаундеру с короткой заметкой «всё по ТЗ, проверьте только X». Если не ОК — собирает замечания и отдаёт обратно подрядчику.
4. Если дедлайн под угрозой — узнаёт причины, эскалирует фаундеру, предлагает варианты (продлить, частично, заплатить за overtime, переключиться на №2).

Время фаундера: 15 минут на финальную проверку + 5 минут на оплату. Вместо 1-2 часов на каждый этап.

Сценарий 4. Проверка контрагента (due diligence)

Задача: «Хотим работать с агентством X на 500 тыс. Проверь, что они ОК.»

Что делает ассистент:

1. Открытые источники: ИНН/ОГРН → сервисы вроде «Контур.Фокус», «Спарк», «За честный бизнес» → проверка штрафов, исков, уставного капитала.
2. Отзывы: прогон по поисковику + специализированные сайты (b2b reviews).
3. Социальные сети основателей и команды — общая адекватность.
4. Если есть подозрения — запрашивает рекомендации (контакты 2-3 предыдущих клиентов и звонит им).
5. Готовит отчёт на 1 страницу: главные факты, риски, рекомендация (зелёный / жёлтый / красный).

Время фаундера: 5 минут на чтение отчёта. Вместо 2-3 часов самому копаться.

Сценарий 5. Регулярная работа (RFP, тендеры)

Задача: «Раз в квартал прогоняй существующих подрядчиков по новому списку требований. Меняй слабых.»

Что делает ассистент:

1. Раз в квартал собирает фидбек у внутренних команд — кто из подрядчиков работает хорошо, кто плохо.
2. Слабые подрядчики — на замену. Делает шорт-лист альтернатив (см. Сценарий 1).
3. Сильные подрядчики — фиксирует в базе подрядчиков с тегами (категория, ставка, оценка, контакты, последний проект).
4. Когда возникает новая задача — сначала проверяет базу, есть ли уже знакомый подрядчик. Часто да — экономит цикл «искать заново».

Время фаундера: 0 минут. Все решения уже основаны на отчётах ассистента.

Что важно при делегировании работы с подрядчиками

1. Чёткие границы по деньгам. «До 50 тысяч — сама согласовывай оплату. От 50 — пиши мне сначала». Чтобы ассистент не дёргал по каждому 5-тысячному счёту.

2. Доступы. Ассистенту нужны: корпоративная почта, доступ к CRM/таск-менеджеру, корпоративная карта (с лимитом), банк-клиент в read-mode (видеть платежи).

3. Шаблоны коммуникаций. Первое письмо подрядчику. Шаблон ТЗ. Шаблон договора оферты на разовые услуги. Шаблон уведомления об оплате. Это разовая работа на 1 день, дальше — экономия 30 минут на каждом подрядчике.

4. База подрядчиков. Notion или Airtable. Каждый подрядчик — карточка: контакты, ставки, оценка, последние проекты, теги. Через год это актив, который сильно ускоряет работу.

В Aspirine HR мы проверяем у кандидатов опыт работы с подрядчиками отдельно — это не базовый навык. Около 30% кандидатов не имеют такого опыта; 70% — имеют, но в разном объёме. В отчёте по кандидату вы видите конкретику.