Шаблон ТЗ для бизнес-ассистента: что включить в бриф на подбор

«Найти бизнес-ассистента» — невыполнимая задача. «Найти бизнес-ассистента, который ведёт календарь руководителя, согласовывает встречи с подрядчиками и закрывает оплату счетов — удалёнка, 60 тысяч в месяц» — выполнимая.

Разница в ТЗ. Этот шаблон — то, что мы используем у клиентов в Aspirine HR. Берите, заполняйте, отправляйте куда угодно — рекрутеру, в агентство, в наш бот.

Шаблон: 6 блоков на одной странице

1. Контекст бизнеса

«Мы — стартап в области [сфера], 5 человек в команде. Я фаундер, ищу ассистента себе лично.»

Один абзац. Не нужно «уникальная компания с миссией». Нужно: размер, сфера, кому ассистент подчиняется.

2. Зоны ответственности (3–5)

Не «помогать по мелочам», а:

1. Ведение календаря и согласование встреч (10–15 в неделю).
2. Документооборот: договоры, счета, ЭДО. 20–30 документов в месяц.
3. Координация с подрядчиками: верстка, видео, маркетинг. Поиск, переговоры, контроль.
4. Подготовка еженедельного отчёта по проектам в Notion.
5. Поездки фаундера: 2–3 командировки в квартал, full planning.

Конкретика спасает. «Помогать с проектами» убивает.

3. Hard skills (что человек должен уметь)

• Уверенный Excel: сводные таблицы, формулы
• Опыт работы с Notion / ClickUp / Asana
• Английский B2+ (поставщики из Европы)
• Базовый ChatGPT для работы с текстом
• Умение писать без ошибок

5–7 пунктов. Если 15 — что-то лишнее.

4. Soft skills (как человек должен думать)

• Проактивность: не ждёт указаний по каждой мелочи
• Внимательность к деталям: ищет ошибки в счетах сам
• Коммуникативность: умеет вежливо отказать подрядчику
• Стрессоустойчивость: справляется когда 3 проекта горят одновременно
• Конфиденциальность: понимает ответственность

3–5 пунктов. Без штампов вроде «нацеленность на результат».

5. Формат и условия

• Формат: удалёнка, часовой пояс МСК ±2
• График: 5/2, 10:00–19:00 МСК с гибкостью
• Зарплата: 60 000–80 000 ₽ на руки, в зависимости от опыта
• Оформление: самозанятость
• Старт: в течение месяца

6. Что НЕ должен делать

• Не продажи (есть менеджер)
• Не воспитание детей и быт семьи (есть отдельный человек)
• Не бухгалтерия (есть бухгалтер на аутсорсе)

Часть про «не делает» важнее, чем кажется. Она отсекает кандидатов, у которых другие ожидания, и экономит вам собеседования.

Полный пример заполненного ТЗ

Контекст: B2B-стартап в области HR-tech, 7 человек в команде. Ищу ассистента себе как фаундеру.

Зоны ответственности: 1. Календарь и согласование встреч — 15–20 в неделю. 2. Координация с дизайнерами и копирайтерами по контент-плану. 4 публикации в неделю. 3. Документооборот: договоры с подрядчиками, оплата счетов через Тинькофф Бизнес. 20–30 транзакций в месяц. 4. Подготовка еженедельного отчёта по продукту: метрики, статусы, риски. 5. Поездки и события: 2–3 командировки в квартал, 1 крупный event в год.

Hard skills: - Excel / Google Sheets: формулы, фильтры, базовые сводные - Notion: страницы, базы данных, шаблоны - Английский B2+ (часть подрядчиков из Польши) - ChatGPT для работы с текстами и анализом - Грамотный русский, без ошибок

Soft skills: - Проактивность - Внимательность к деталям - Коммуникативность (вежливо отказать) - Конфиденциальность

Формат: - Удалёнка, часовой пояс МСК ±2 - 5/2, 10:00–19:00 МСК - 70 000 ₽ на старте, через 3 месяца оценка и пересмотр - Самозанятость - Старт: в мае

Не нужно: - Продаж и работы с клиентами на конверсию (есть менеджер) - Бухгалтерии (есть бухгалтер)

Одна страница. Один человек прочитает за 2 минуты и поймёт, его ли это вакансия.

5 ошибок, которые убивают ТЗ

1. «Опыт работы ассистентом от 5 лет»

Лишает 60% сильных кандидатов с 1–3 годами опыта. Замените на «опыт работы ассистентом или близкая роль».

2. «Высокая стрессоустойчивость, нацеленность на результат, аналитический склад ума»

Все так пишут — ничего не значит. Замените на конкретный пример: «справляется, когда три проекта горят одновременно».

3. «Знание программы 1С»

Если 1С не нужен в этой работе — не пишите. Сужает выборку без причины.

4. «Возможность задерживаться»

Сразу теряете 30% качественных кандидатов. Если задерживаться действительно нужно — пишите явно «бывают переработки 1–2 раза в месяц», не «ненормированный график».

5. «Творческий молодой коллектив»

Это говорит о вас плохо. Качественный кандидат прочитает и закроет.

Что делать с готовым ТЗ

Один документ — три применения:

1. Объявление о вакансии на HeadHunter / Telegram-каналах: берёте ТЗ, делаете из него лид-абзац для платформы.
2. Бриф для рекрутера / HR-агентства: отправляете как есть, экономите час объяснений.
3. Чек-лист на собеседованиях: задаёте вопросы строго по зонам ответственности, оцениваете соответствие.

Если работаете с нами в Aspirine HR — заполнение брифа в нашем Telegram-боте занимает 5–10 минут. Можно приложить готовое ТЗ — ИИ сам разберёт структуру.